En el mundo empresarial actual, la integración de la información se ha convertido en un desafío constante para las empresas. En el año 2023, este problema sigue siendo uno de los principales obstáculos para las organizaciones que buscan manejar grandes cantidades de datos de manera eficiente y confiable. En este artículo, exploraremos los desafíos que enfrentan las empresas en la integración de la información y cómo pueden superarlos.
Integración de la información
En su realidad cotidiana y a pesar de los enormes avances en materia de tecnologías de la información, las empresas siguen enfrentando el problema básico de la integración de la información de un modo sencillo y confiable.
En la mayoría de los casos, se usan herramientas complementarias (la más socorrida es Excel) para que la información:
- Viaje de un departamento a otro
- Sea relevante
- Tenga el formato que le resulte útil a los usuarios
La situación se agrava si la empresa tiene oficinas, plantas, tiendas o sucursales en lugares o ciudades distantes.
¿Por qué esto es un problema la integración de la información?
Este esquema de uso de herramientas complementarias para extraer y consolidar la información de diferentes fuentes presenta problemas en diferentes niveles:
- Confiabilidad: la información que se extrae debe ser manipulada para obtener aquello que resulta relevante, lo cual implica actividades tales como hacer reclasificaciones, obtener totales, concentrar rubros, y demás procesos propensos a errores debido a la intervención humana.
- Ubicuidad: la información tiene que viajar de un lugar a otro para colocarla en los lugares donde se requiere. A veces el viaje es corto, como puede ser el caso de concentrar los datos de varios departamentos en una misma localidad, pero a veces implica traer información de puntos de operación remotos.
- Oportunidad: la información para cuando está lista, depurada y formateada, no se tiene en el momento adecuado para una toma de decisiones proactiva.
- Relevancia: dado el retraso en recibir la información requerida, esta pierde relevancia porque ya no refleja la realidad de la empresa en el momento justo de cuando los datos fueron generados.
- Consistencia: dado que los datos tienen que manipularse, existen niveles de duplicidad de los mismos y al compartirse entre departamentos, hay copias no actualizadas de la misma información, las cuales no coinciden entre sí.
Estos problemas de tipo operativo se convierten en un problema estratégico cuando se tiene un riesgo muy alto de tomar decisiones con base en información no confiable.
¿Cómo se origina esta integración de la información?
La falta de integración de la información se origina porque los aplicativos que registran las operaciones de la compañía:
- Operan de manera diferente a como realmente suceden los eventos.
- No almacenan toda la información que se requiere
- El juego de reportes que usan no cubre las necesidades de información reales.
- No cuentan con las herramientas adecuadas para explotación de la información
- Carecen de sistemas de información gerencial
- No envían la información a otros niveles de la empresa, por ejemplo, a finanzas, presupuestos o contabilidad en general.
Se trata de sistemas rígidos, difíciles de modificar o que obligan a la empresa a adaptar sus operaciones a la manera como trabajan.
¿Qué debe hacerse?
La integración de la información, para que sea efectiva, debe seguir las siguientes reglas:
- Los datos deben registrarse una vez y solo una vez, los debe proporcionar el dueño de cada proceso a nivel operativo y deben estar completos.
- Los datos deben ser compartidos por toda la organización, sin ningún tipo de manipulación.
- La información debe estar visible horizontal y verticalmente, para quienes requieran utilizarla.
- Se requieren herramientas para explotación de esta información en línea y tiempo real.
Ajustar la operación:
La operación debe registrarse siguiendo los eventos tal como realmente suceden, considerando los datos con los que se cuenta en cada momento del proceso y asegurando que se registran todos los datos, para todos los usuarios, en todas las áreas.
Es muy importante que la información trascienda las áreas operativas y derive automáticamente y sin necesidad de procesos adicionales o duplicidades, a cualquier otra área donde se requiera, como es contabilidad, finanzas o presupuestos.
Herramientas de explotación de información:
Los datos registrados en la operación y sus respectivas derivaciones integrales a otras áreas deben estar disponibles para las herramientas de explotación de información, las cuales deben ser de diferentes tipos y no excluyentes unas de otras: consultas o reportes propios del sistema, información disponible en Web, en Business Intelligence, Analytics, etc.
SGA ES UN ERP INTEGRADO:
SGA es un ERP cuyas características esenciales hacen que todas sus aplicaciones, por naturaleza, sean integradas.
Las Reglas de Negocio permiten ajustar los aplicativos para que se comporten tal y como se requiere para reflejar de manera exacta la operación de la empresa. Esto implica que todos los datos necesarios le serán solicitados al usuario o calculados en forma automática; que se generará en ese momento toda la información necesaria para las diferentes áreas y se dejara a disposición de quien la requiera; que se preguntará por la información en el momento preciso; que la información viajará automáticamente a las siguientes etapas del proceso.
El Work Flow integrado a los aplicativos le lleva el trabajo a los usuarios de manera ordenada, de modo que sea sencillo realizar los registros en tiempo y forma.
Como medida preventiva para asegurar que las cosas suceden según se espera, SGA cuenta con Escalamiento, que se refiere a monitoreos automatizados que reportan cualquier desviación de las reglas de negocio establecidas o cualquier evento que debió suceder y no sucedió, de modo que se actúe de manera proactiva y preventiva, en lugar de reactiva y correctiva.
Conclusión:
La integración de la información es uno de los problemas más relevantes a los que se enfrentan las empresas hoy en día. Para resolverlo se requiere de herramientas tecnológicas cuyas características y filosofía de operación la incluyan, faciliten y promuevan.
