¿Dónde termina un ERP?

La integración de sistemas administrativos es una práctica común en las empresas que buscan mejorar la eficiencia y la productividad. Sin embargo, es importante saber hasta dónde es conveniente llegar con la integración de sistemas de información periféricos en un ERP. En este artículo, te explicamos los beneficios y los riesgos de esta práctica y te damos algunos consejos para implementarla de manera efectiva.

ERP: LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Es claro que un ERP debe incluir La Integración de sistemas administrativos, contables y financieros de una empresa y para esto, cuenta con módulos tales como contabilidad y presupuestos; pedidos, embarques, facturación y cobranza; abastecimientos, compras y pagos; almacenes de materiales, materia prima y producto terminado; control de producción y costeo; nominas; etc.

Estos módulos pueden ser de un diverso nivel de complejidad y sofisticación, e ir desde registros directos en estaciones de trabajo, hasta dispositivos conectados a las máquinas, los cuales envían la información a los aplicativos del ERP, pasando por terminales hand-held, lectores códigos de barras, etiquetados, scanners, etc.

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Entonces la pregunta es ¿Dónde termina el ERP e inician otros aplicativos?

Algunas veces, la división es clara por tratarse de productos totalmente diferentes e incluso, de otros fabricantes y que corren en plataformas distintas. Un ejemplo puede ser agregar un sistema de punto de venta o bien, añadir Business Intelligence para sistemas de información gerencial o estadístico; o algún sistema especializado que realice operaciones propias de algún giro de negocio.

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Esto nos deja en la necesidad de cuestionarnos la integración de sistemas al ERP.

La sencillez o complejidad para realizar esta integración de sistemas va a depender de las características técnicas de ambos productos: por un lado el ERP, y por otro, el sistema que va a integrarse. Para decirlo en términos llanos, la integración va a depender de la “disposición para platicar” que ambos productos tengan.

En términos un poco más técnicos, estamos hablando de las facilidades de comunicación con las que cuenten ambos sistemas.

Sin profundizar mucho en esto, los mecanismos habituales de comunicación entre aplicativos son, del más primitivo al más actual, los siguientes:

1. Uso de archivos de texto por posiciones: un sistema produce los archivos con la información relevante para el otro sistema, en un formato previamente definido en donde se conoce en qué posiciones se encuentra cada campo. Este archivo se coloca en un lugar compartido por ambos sistemas y el sistema que integra, habitualmente recupera dicho archivo y lo procesa.

2. Uso de archivos CSV: son una variante de los archivos de Excel en donde en lugar de usar posiciones, la información está separada por comas. Son archivos de texto pero con características especiales. Requiere que ambos sistemas conozcan el orden en el que se recibirán los campos y que tengan la habilidad de escribir y leer respectivamente, estos archivos con las reglas propias de la separación por comas.  El mecanismo de proceso es igual que en los archivos de texto: el archivo se coloca en un lugar, se recoge y se procesa.

3. Uso de archivos de Excel: es el mismo mecanismo que los archivos de texto o CSV pero ahora utilizando los archivos nativos de Excel. 

4. Tablas compartidas de una base de datos: la información se deja en una base de datos, la cual es leída y procesada por el otro sistema. Se requiere conocer la estructura de la tabla y contar con los permisos para acceder a la base de datos.

5. Archivos XML: es un formato basado en etiquetas para identificar cada dato. Aunque no es un mecanismo 100% general, es mucho más universal dado que aunque se debe conocer el formato del XML, no depende del orden de los campos, ni de las posiciones de los mismos.

6. Web Services: Es en realidad un mecanismo de transporte, pero normalmente incluye también el procesamiento de la información. Lo que se transporta habitualmente son archivos XML, pero se añade el beneficio de que casi siempre la actualización de los datos es parte integral del proceso.

Con base en lo anterior, debe evaluarse tanto en el ERP como en el sistema que va a integrarse, la capacidad de comunicarse por alguno de estos mecanismos. Por un lado, el sistema que se integra debe ser capaz de proveer la información requerida, y por otro, el ERP debe contar con los mecanismos para ir a buscar esta información, interpretarla correctamente y procesarla como una transacción propia dentro de sus aplicativos.

Debe notarse que en cualquier caso, los procesos de integración son actividades adicionales, tanto para el ERP como para el sistema externo. La información no está integrada de origen (de aquí que se requieran estos procesos de Integración de sistemas administrativos), lo cual además de faltar al principio básico de los ERP de contar siempre con información integrada, va a implicar cosas como que:

1. Si la integración no puede efectuarse porque alguna de las herramientas no cuenta con las capacidades técnicas necesarias para comunicarse, entonces se tendrán que utilizar “sistemas satélite” que ocuparán el lugar de la integración.
2. Habrá procesos de sincronización, de decir, se determinarán horarios para las transferencias, se implementarán mecanismos para evitar enviar dos veces la misma información, verificaciones para corroborar que la integración haya ocurrido correctamente, mantener bitácoras de control y seguimiento, etc.
3. Debe vigilarse que no haya en el sistema externo registros posteriores a la sincronización de información que afecten datos ya sincronizados. Si estos casos ocurren, la información empezará a diferir entre ambos sistemas y a la larga, será complicado detectar cuándo y por qué los datos son distintos.
4. Debe haber procesos definidos de qué hacer en caso de errores, ya sean técnicos o  funcionales, como por ejemplo, cuando se requieran correcciones o cancelaciones. 
5. Deben evaluarse a conciencia los posibles casos de uso que puedan presentarse, ya que una vez integrada la información, puede ser complicado agregar nuevos casos.
6. Debe estarse al tanto de que mientras el proceso de integración no ocurra, la información no  estará en línea y disponible dentro del ERP, que debe ser la plataforma centralizada e integrada, de la que deben derivar todos los demás procesos.

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Conclusión

Como puede verse, los procesos de integración no siempre son sencillos y directos. Pueden ser un riesgo de ruptura en la continuidad de los procesos y por eso, requieren de un análisis cuidadoso para estar seguros desde que la integración es posible, hasta que esté completa, pasando por todos los elementos que ya hemos mencionado.

La alternativa más viable a integrar soluciones de terceros es que el propio ERP cuente, como parte integral de su oferta, con los aplicativos necesarios para satisfacer los requerimientos que buscan cubrirse con estas otras soluciones.

Desde luego, se asume que las soluciones propias del ERP deben resolver a cabalidad las necesidades planteadas, por lo que también debe hacerse un análisis preliminar cuidadoso. Sin embargo, si el ERP cuenta, además de con la solución, con la capacidad de ajustar su forma de operar para cumplir con las necesidades planteadas, la mayoría de las veces será una mejor alternativa porque elimina procesos adicionales, retrabajos y sincronización, además de mantener la información en línea, centralizada y permanentemente actualizada.

Preguntas Frecuentes