Si estás en el mundo empresarial, es probable que hayas escuchado el término “ERP”. Pero, ¿qué significa ERP exactamente? En este artículo, te explicaremos qué son los sistemas de gestión empresarial, cómo se aplican, la tecnología que los respalda y su proyección hacia el futuro.

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Qué significa ERP

ERP significa “Enterprise Resource Planning” o en español “Planificación de Recursos Empresariales”. Se trata de un sistema de gestión empresarial que integra y centraliza diversas funciones y procesos de una organización en un solo software. Un ERP permite gestionar eficientemente áreas como finanzas, ventas, compras, inventario, recursos humanos, producción, logística, entre otros.

El objetivo principal de un ERP es proporcionar una visión global y unificada de las operaciones empresariales, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones más informadas, mejorar la eficiencia, optimizar los recursos y aumentar la productividad. Al integrar diferentes áreas y departamentos, un ERP facilita la comunicación interna, la colaboración y el intercambio de información en tiempo real.

Los sistemas ERP suelen incluir módulos o aplicaciones específicas para diferentes funciones empresariales, como contabilidad, gestión de inventarios, gestión de proyectos, gestión de relaciones con los clientes (CRM) y gestión de la cadena de suministro. Estos módulos están interconectados y comparten una base de datos centralizada, lo que permite el flujo de información entre ellos de manera automatizada.

En resumen, un ERP es una solución informática que ayuda a las empresas a planificar, administrar y controlar sus recursos de manera integrada, mejorando la eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas.

Los primeros sistemas administrativos

La introducción de la tecnología informática permitió a las empresas automatizar gran parte de sus procesos contables (cuentas por cobrar, cuentas por pagar) y actividades de planificación (elaboración de presupuestos). De repente,todos los números utilizados por cada departamento estaban más integrados.

Esto se conocía como “el sistema financiero informatizado de la empresa”. El sistema incluía módulos que proporcionaban datos para las ventas, las finanzas, la fabricación, etc., pero también incluía un módulo que permitía enlazar estos distintos departamentos para mejorar la comunicación entre todos ellos.

El origen del término ERP

Este es el origen del término Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Se dice que las empresas que emplean esta nueva tecnología utilizan un sistema ERP . Esto significa que comparten su información a través de una fuente central de datos. Todas las funciones empresariales de una empresa moderna se apoyan en un sistema ERP: contabilidad, gestión de la distribución, control del transporte y logística, administración, gestión del personal e incluso atención al cliente.

Por eso se dice que las empresas que utilizan esta nueva tecnología tienen un sistema ERP, lo que significa que comparten su información a través de una central de datos.

Todas las funciones de producción y comerciales de una empresa moderna se apoyan en un sistema ERP: contabilidad, gestión de la distribución, control del transporte y la logística, administración, gestión del personal e incluso servicio al cliente.

El desarrollo de Internet ha hecho que muchos sistemas ERP estén disponibles en línea, a veces incluso permitiendo que los clientes accedan a ellos directamente.

Sabiendo lo qué significa ERP, entonces, ¿Qué es un ERP?

Los sistemas ERP son conjuntos de aplicativos computacionales que cubren todas las operaciones administrativas, contables y/o financieras de una empresa, con extensiones o conectividad a prácticamente todas las áreas de la misma.

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Origen de los sistemas ERP

Los sistemas ERP tienen su origen en los que anteriormente eran conocidos como Sistemas Integrados o de manera más informal, sistemas “horizontales”, en el sentido de que los aplicativos cruzaban horizontalmente todas las áreas de un negocio.

Este origen erp era evidente en toda la industria a principios de la década de 1970, pero los erps tardaron en emerger. Al principio, sólo las empresas dirigidas por las finanzas utilizaban los erps. Entre ellas había grandes empresas como General Motors (1972) y Lloyds Bank (1974).

La idea de origen erp evolucionó rápidamente a finales de los años 70, cuando los proveedores reconocieron que podían ofrecer herramientas de gestión mejores y más integradas si reunían todas las aplicaciones en un sistema común. Así nació el concepto de origen erpdel sistema erp .

El crecimiento de los ERP

La estrategia de la fuente erp funcionó bien, creando una oleada de nuevos usuarios de erp a principios de la década de 1980. Muchos de estos erps proporcionaron a las empresas una capacidad sin precedentes para ver cómo funcionaban sus operaciones, ayudándoles a mejorar el rendimiento de forma significativa. El fenomenal éxito que tuvieron algunos fabricantes con los erps animó a muchas más empresas a adoptar sistemas erp durante las décadas de 1980 y 1990.

Entre los principales ejemplos se encuentran empresas tan diversas como Digital Equipment (1984), Ford (1986) y Apple (1987). Para fomentar aún más la adopción, los gobiernos introdujeron en esta época exenciones fiscales para las inversiones a gran escala en erps.

En consecuencia, a finales de la década de 1980 y a lo largo de la de 1990, las erps se consolidaron como un medio parapermitir que los usuarios de erp pasen de una posición en la que los erps se utilizaban simplemente para mejorar el rendimiento de la fabricación a una mejor comprensión de todo el negocio y de cómo se puede hacer más eficaz.

Características de los sistemas ERP:

Aunque en cada sistema específico se distingue por algo en especial, podemos decir que en general los sistemas administrativos ERP tienen ciertas caracterísiticas en común.

1. Operación integrada: todos los módulos del ERP comparten los mismos datos, de modo que cuando un proceso crea o cambia algún dato, esta modificación queda automáticamente registrada en el resto de los módulos. 

2. Ciclos de negocio completos: los módulos que comprenden un ERP representan ciclos completos dentro de las empresas, los cuales con frecuencia tocan diferentes departamentos. Por ejemplo, el ciclo comercial normalmente consta de cotizaciones, pedidos, embarques, facturación y cobranza. Como puede verse, el ciclo va desde la generación de la demanda, hasta la cobranza del bien o servicio vendido para satisfacerla, además de que participan los departamentos de ventas, inventarios, logística, facturación, cobranza y contabilidad.

3. Contabilización automática: todas las operaciones que se realizan se registran contablemente en el momento en que suceden, de modo que la información operativa, financiera, contable y fiscal está permanentemente actualizada.

4. Operación en línea: los eventos se registran en los diferentes módulos en el mismo momento en que están sucediendo, dejando la información publicada y lista para usarse en ese mismo instante, sin necesidad de procesos adicionales.

5. Puntos de control: los aplicativos de los diferentes módulos tienen interconstruidas numerosas validaciones, verificaciones y controles, lo que busca asegurar que la información que ingresa a la base de datos del ERP sea correcta. 

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Alcance de un sistema ERP:

Algunos de los módulos más comunes de los sistemas ERP son los siguiente:

Cotizaciones, pedidos, abastecimientos, inventario de materias primas, planeación y control de producción, inventario de producto terminado, logística, facturación, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, módulos fiscales, nóminas, presupuestos y contabilidad general.

Desde luego, la lista no es exhaustiva.

Adicionalmente, suele haber extensiones hacia otros aplicativos más especializados pero que terminan integrados a la operación del ERP, tales como puntos de venta, sistemas de etiquetado y código de barras, WMS (Warehouse Management System) o sistemas especializados de control de inventarios, sistemas de recolección de datos de las máquinas, dispositivos móviles o hand-held, CRM (Customer Relationship Management) o sistemas para servicio a clientes, etc.

Toma de decisiones

No menos importantes son los sistemas gerenciales de toma de decisiones, normalmente de orientación gráfica, llamados Data Warehousing, Data Mining, Business Intelligence o Analytics. Estos aplicativos facilitan la explotación de la información que se deposita masivamente en el ERP, clasificándola de una manera lógica para un análisis adecuado y una buena toma de decisiones.

Los ERP modernos están habilitados para operar desde la Web (Web Enabling), esto es, que permiten manejar la información a través de navegadores que operan en prácticamente cualquier dispositivo: PC, Mac, Ipad, Smartphone, tablet, etc. 

Estas distinciones entre las partes propiamente constitutivas del ERP y sus extensiones, son cada vez más borrosas debido a las facilidades de integración que brinda la tecnología actual. Esto hace que el ERP se perciba como un gran sistema central que controla todas las operaciones de la empresa.

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Características funcionales:

1. Base de datos centralizada: es la clave para la integración de la información, ya que es aquí donde se depositan los datos provenientes de la operación y son llevados a los diferentes lugares donde serán requeridos.

2. Multiusuario: pueden estar operando simultáneamente tantos usuarios como se requieran, sin que la operación de alguno de ellos interfiera con la del resto.

3. Transaccional: dado que cada operación afecta numerosas tablas, la actualización de los datos se organiza en transacciones que aseguren que todos se han registrado correctamente. 

Beneficios de un sistema ERP:

1. Aumenta la eficiencia general de la operación.
2. Simplifica la operación en todas las áreas.
3. Evita dobles capturas y retrabajos.
4. Evita inconsistencias en a información.
5. Elimina sistemas alternativos o complementarios.
6. Elimina el manejo en Excel de la información.
7. Transparenta la operación.
8. Mejora y agiliza la comunicación interdepartamental.
9. Facilita compartir la información en toda la organización, horizontal y verticalmente.
10. Acorta los tiempos de ciclo.
11. Maximiza el capital de trabajo.

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Riesgos y cómo minimizarlos:

1. Flexibilidad: por su gran alcance y conectividad entre los módulos, muchas veces los ERP no se ajustan a la operación real del negocio, lo que llega a complicar la operación de la empresa. Cuando esto sucede, se requieren controles adicionales para subsanar los huecos que quedan en los procesos. Debe buscarse que el ERP tenga la capacidad de agregar, quitar o modificar pasos en el flujo de trabajo, así como los datos que se solicitan o se muestran.

2. Cambios en el tiempo: los negocios no son estáticos y evolucionan a través del tiempo, cambiando sus criterios y modos de operar. Esta provoca que los módulos que funcionaban de cierta manera, dejen de ajustarse a los nuevos requerimientos. El ERP debe ser capaz de modificarse de manera ágil para que refleje las nuevas formas de trabajar y evitar su obsolescencia funcional.

3. Personalizaciones fijas: los módulos pueden personalizarse y quedar funcionando de cierta manera, pero si los cambios se hicieron directamente en los aplicativos, resultará complicado actualizarlos y se correrá el riesgo de obsolescencia tecnológica. Debe buscarse que el ERP tenga una diferencia estricta entre los aplicativos propiamente dichos y las herramientas de personalización, de manera tal que si hay una evolución tecnológica (p. ej. para trabajar en Web desde dispositivos móviles), las nuevas versiones de los aplicativos trabajen usando las mismas reglas de negocio.

4. Dificultad para integrar otras áreas: con frecuencia, los ERP son sistemas cerrados y resulta complicado agregarles nuevas funcionalidades o sumar otras áreas de negocio. Debe buscarse que el ERP sea un sistema abierto y flexible, que permita construir o integrar nuevos aplicativos que aumenten su cobertura.

5. Aplicativos que no son ERP: existen en el mercando productos que aunque utilizan las iniciales ERP y cuentan con varios módulos que trabajan en conjunto, no son en realidad soluciones ERP. Dada su arquitectura no integrada sino interconectada con duplicidades de datos, su naturaleza no transaccional y su orientación a identificar los módulos con “paquetes” que pueden trabajar de manera aislada. Usualmente son soluciones de más bajo precio y con una oferta funcional limitada. Debe buscarse que por la arquitectura del producto y su forma de operar, cumpla con los criterios de un ERP.

6. Capacitación y servicio continuos: es difícil hacer más énfasis en la importancia de estos dos aspectos. De un lado está la rotación de personal que puede producir degradación en el uso completo de las herramientas, y del otro, está la posibilidad de cualquier falla o situación imprevista. En ambos casos, deben buscarse proveedores comprometidos, con suficiente expertise tanto tecnológico como en procesos de negocio y con un conocimiento profundo del ERP y todas sus posibilidades.

Qué es un sistema ERP en la nube:

En la actualidad, ¿hacia dónde va la tecnología ERP?

Hoy en día los ERP deben operar desde la Nube en servidores remotos virtualizados y de preferencia, utilizando el concepto de SaaS (Software as a Service) que permite que actividades que solían ser complejas en servidores locales, se vuelvan simples al subrogarlas a empresas especializadas. 

Contar con un sistema ERP en la Nube abate costos de manera importante porque se asegura la vigencia tecnológica de los servidores, se garantiza que siempre habrá asignados recursos suficientes (p. ej. memoria o espacio en disco) y que actividades críticas como los respaldos, siempre se realizarán, sin mencionar la garantía de continuidad de la operación.

Resumiendo:

1. Los Sistemas de Gestión empresarial (ERP) son sistemas de misión crítica en los que se deposita la información operativa, administrativa, contable, financiera y fiscal proveniente de las operaciones del negocio, sin recapturas, reprocesos o sistemas alternativos.
2. Deben cumplir con ciertas características técnicas y funcionales, tales como la operación integrada de todos los aplicativos, contar con una base de datos central, trabajar en línea, contabilizar automáticamente, etc. para ser considerados ERP.
3. Es un valor agregado que puedan integrar o incluir otras soluciones para incrementar su alcance y cobertura.
4. Es muy importante que cuenten con herramientas de información gerencial que conviertan en información relevante la enorme cantidad de datos que se depositan directamente de la operación del negocio.
5. Deben ser capaces de operar desde la Nube en servidores virtualizados, de modo que se abata el costo de operación y disminuya el riesgo de obsolecencia.
6. Se debe asegurar la capacitación y el servicio continuos.

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En resumen, ¿Qué significa ERP?

ERP es un acrónimo que significa “Enterprise Resource Planning” o “Planificación de Recursos Empresariales”. Un software de gestión empresarial que integra y automatiza todos los procesos de negocio de una organización, desde la planificación de la demanda y la producción, hasta la gestión de las ventas y las finanzas.

Originado en la década de 1970, cuando los fabricantes de software desarrollaron aplicaciones para la gestión de la cadena de suministro. A mediados de la década de 1980, los proveedores de ERP comenzaron a ofrecer a las empresas una solución integrada para la gestión de todos los procesos de negocio.

Aunque ERP se ha desarrollado y evolucionado significativamente desde entonces, sigue siendo una herramienta invaluable para las empresas que buscan mejorar la eficiencia y reducir los costos. En la actualidad, ERP está disponible tanto en formato de software como en la nube, lo que permite a las empresas implementar la solución que mejor se adapta a sus necesidades.

¿Qué significa ERP más allá de las siglas?

ERP es una solución de software empresarial que integra todos los procesos de negocio de una organización en una única plataforma. Un ERP automatiza y simplifica la gestión de la cadena de suministro, la contabilidad, las finanzas, la gestión de recursos humanos, la gestión de la información y muchos otros procesos.

Un sistema de gestión de recursos empresariales ofrece una visión global y un control centralizado de todos los procesos de negocio de una organización. Esto permite a las empresas tomar decisiones más eficaces y mejorar la coordinación entre los departamentos

ERP también simplifica la administración de la información, ya que todos los datos se almacenan en una única base de datos centralizada. Esto permite un acceso fácil y rápido a la información, así como una mejor coordinación entre los departamentos.

Una solución flexible

ERP es una solución de software muy flexible, lo que permite a las empresas adaptar el software a sus necesidades específicas, también es escalable, lo que significa que puede crecer con la empresa a medida que ésta se expande.

Un sistema de este tipo es una inversión a largo plazo que puede ayudar a las empresas a mejorar significativamente su eficiencia y reducir sus costes. ERP también puede mejorar la calidad de los productos y servicios, así como la satisfacción del cliente.

Más importante… ¿Qué significa ERP para una empresa?

Para una empresa moderna, ERP significa control, fiabilidad, eficiencia, productividad, crecimiento, maximización de recursos y esfuerzos.

En fin, ERP significa hoy para una empresa, la posibilidad de maximizar las posibilidades de crecimiento y negocio.

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