Si estás buscando mejorar la eficiencia y productividad de tu empresa, es posible que hayas escuchado hablar de los sistemas administrativos y los ERP. Pero, ¿son lo mismo? ¿Cuál es la diferencia entre ellos? En este artículo, te explicamos las características de cada uno y te ayudamos a elegir la mejor opción para tu negocio. Además, te presentamos el mejor ERP de México: ERP SGA.
Diferencias entre un sistema administrativo y un ERP
La tecnología es cada vez más accesible y el poder de cómputo y de las comunicaciones parecen no tener límite, la oferta de sistemas de información ha crecido exponencialmente.
Ello sin duda es bueno tanto para el usuario, quien ahora tiene a su disposición una gama mucho más amplia de productos y servicios, como para las empresas de tecnología en todos sus niveles, quienes ahora participan en mercados que hasta hace relativamente poco se hubieran considerado inaccesibles. Es importante ver las diferencias entre un sistema administrativo y un ERP.
Tantas ofertas trae aparejado un grado de confusión, para los usuarios en el ámbito empresarial. Se deben tomar decisiones respecto a qué camino tomar dentro de sus negocios y las alternativas pueden no estar tan claras. O peor, pueden parecer claras en un inicio, pero convertirse más adelante en elementos limitantes para el desarrollo y crecimiento de la empresa.
El término ERP es hoy en día un “buzzword”, es decir, un término muy utilizado pero cuyo significado es muy amplio, no muy preciso y con frecuencia, depende de interpretaciones personales, creencias o conocimiento informal.
Sistema Administrativo vs ERP
En general, se le llama ERP a todo sistema administrativo y se piensa en términos de módulos.
Esto conduce a la pregunta que da lugar a este artículo: ¿Es todo sistema administrativo un ERP? Y también a otras preguntas no menos importantes, como ¿Qué criterios deben utilizarse para esta clasificación? ¿Qué debo tomar en cuenta al momento de tomar una decisión?
La oferta de este tipo de sistemas es muy amplia y los podemos encontrar desde sistemas que se rentan como un todo o por módulos. Mismos que se instalan localmente o que trabajan desde la nube y que dependen de una licencia por usuarios o que permiten accesos ilimitados; que son paquetes cerrados o que pueden ajustarse a la medida; que tienen cuotas de actualización, etc.
Éste un buen criterio para determinar si lo que se tiene como un sistema admianistrativo se trata o no de un ERP.
Criterios de diferenciación
Los criterios deben ser más bien de tipo estructural y atender a las posibilidades que tiene la solución de crecer, adaptarse, estar actualizada, trabajar de manera integrada, contar con servicio de soporte y entrenamiento, y otros aspectos que son, como se dijo, de tipo estructural más que comercial
A continuación revisaremos los criterios que nos permiten determinar si una solución es un ERP o bien, si se trata de otro tipo de soluciones. Aclaración pertinente: estas soluciones pueden ser muy completas y de gran calidad. Lo que se pretendemos es trazar los límites de lo que es un ERP y la importancia de conocerlos y tomarlos en cuenta.
INTEGRACIÓN:
Los aplicativos deben operar integrados, lo cual quiere decir que cuenten con una base de datos centralizada a la que acudan todos los usuarios. Esto garantiza consistencia de la información y evita retrabajos, duplicidad de procesos y minimiza la necesidad de cuadrar o conciliar posteriormente la información.
ADAPTABILIDAD:
Un ERP debe ser capaz de reflejar los procesos tal como suceden en el negocio, siguiendo las mejores prácticas de la industria. Si no es posible modificar estos flujos de operación, entonces tarde o temprano, la empresa deberá adaptarse a la manera como trabajan los sistemas. Perdiendo flexibilidad, diferenciación y posibles ventajas competitivas.
Además, la falta de capacidad de adaptarse a la forma de trabajar de la empresa suele provocar trabajos administrativos adicionales y conduce a la creación de sistemas periféricos paralelos que reflejan los procesos no contemplados.
ESCALABILIDAD
Las empresas no son entidades estáticas, sino que van modificándose a través del tiempo. Ajustándose a nuevas condiciones operativas, requerimientos del mercado, otras áreas de negocio, etc. Un ERP debe ser capaz de ir creciendo conforme pasa el tiempo, agregando a su propia funcionalidad los nuevos procesos. Un ERP provee este crecimiento con soluciones que son parte integral del producto, sin necesidad de integrar sistemas de terceros.
OPERACIÓN EN LÍNEA:
Un ERP opera en línea y como resultado de esto, la información de todas las áreas está permanentemente actualizada. Sin necesidad de procesos de envío de información a otros sistemas o de registrar en otro momento las operaciones. La información debe estar estructurada de tal forma que una vez realizada cualquier operación, se refleje en las diferentes consultas y reportes de la empresa.
CICLOS COMPLETOS DE NEGOCIO:
Un ERP debe abarcar todas las áreas donde se procese información y lo debe hacer en ciclos lógicos y completos. Por ejemplo: pedido, remisión, factura y cobranza, con todas las operaciones debidamente contabilizadas. Cabe la posibilidad de que en determinado momento algún ciclo no se implemente, pero el ERP debe contar con él.
Si no,, estaríamos hablando de lo que se conoce como “Sistemas Modulares”, los cuales cubren parcialmente cierta parte de las operaciones, pero no la totalidad de las mismas. Es posible que se cubra el ciclo operativo, pero dejen fuera elementos como la contabilización automática o las derivaciones a otros sistemas.
CONTABILIDAD Y FINANZAS:
Para un ERP, la parte central debe ser siempre el sistema de información contable, financiero y fiscal. Todas las operaciones alrededor del ERP deben contabilizar en línea, de modo que pueda obtenerse información confiable y actualizada basada en reportes de conocimiento común y que traducen en dinero los aspectos operativos del negocio. Siempre debe ser posible emitir estados financieros (balance general y estado de resultados), cambios en la situación financiera, razones contables, comparativas contra presupuestos, etc.
SERVICIO, SERVICIO, SERVICIO.
Finalmente y aunque no es algo privativo de los ERP sino que deber buscarse en cualquier solución tecnológica que se implemente, dada la complejidad de los ERP, es indispensable asegurar un buen servicio. Está claro que estamos hablando un parámetro adicional al producto en sí mismo, pero por su importancia, no puede omitirse.
Por ello, es conveniente contar con un SLA (Service Level Agreement) que de antemano comprometa al proveedor a contar con un expertise de alto nivel, con personal suficiente, con una infraestructura adecuada, con tiempos de respuesta establecidos y con procedimientos formales que permitan métricas de evaluación.
Sistema administrativo vs ERP Conclusión:
Si bien la oferta de soluciones como un sistema administrativo ha crecido y con ello, se ha vuelto una costumbre llamar ERP a todo tipo sistemas, existen algunas características estructurales que los identifican del resto y que por su importancia y naturaleza, deben ser tomadas en cuenta.
Se trata de características que permiten minimizar riesgos. Así se asegura que realmente se cumplirán las expectativas de incremento en la eficiencia y transparencia de los procesos. Así se asegura la permanencia y viabilidad de la solución en el mediano y largo plazo, y que garantizan confiabilidad de la información para la toma de decisiones.
Preguntas Frecuentes
Un sistema administrativo está diseñado para gestionar las operaciones diarias de una organización, mientras que un sistema ERP está diseñado para ayudar a las empresas a gestionar toda su empresa, incluidos los procesos de back-end como la contabilidad y la gestión de la cadena de suministro. Aunque un sistema ERP puede tener algunas características de un sistema administrativo, como la gestión de los recursos humanos, su objetivo es agilizar los procesos empresariales en toda la empresa.
La principal ventaja de utilizar un sistema ERP es que proporciona una base de datos centralizada a la que pueden acceder todos los usuarios autorizados. Esto permite una mejor coordinación y comunicación entre los departamentos, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y productividad. Además, un sistema ERP puede proporcionar visibilidad en tiempo real de las operaciones empresariales, lo que puede ayudar a los directivos a tomar mejores decisiones. Por último, un sistema ERP puede ayudar a las empresas a automatizar muchos procesos manuales, lo que puede mejorar aún más la eficiencia.
Un sistema ERP proporciona una base de datos centralizada a la que pueden acceder todos los usuarios autorizados. Esto permite una mejor coordinación y comunicación entre los departamentos, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y productividad. Además, un sistema ERP puede proporcionar visibilidad en tiempo real de las operaciones empresariales, lo que puede ayudar a los directivos a tomar mejores decisiones. Por último, un sistema ERP puede ayudar a las empresas a automatizar muchos procesos manuales, lo que puede mejorar aún más la eficiencia.
Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una aplicación de software que consolida e integra toda la información y los procesos de toda una organización en un sistema centralizado. Un sistema ERP proporciona visibilidad de todos los aspectos de las operaciones de una empresa, desde la contabilidad hasta la fabricación y los recursos humanos. Esta visibilidad permite a los directivos tomar decisiones más informadas, mejorar la eficiencia y optimizar los procesos empresariales.
Los sistemas ERP pueden automatizar y estandarizar los procesos empresariales de una organización. Esta automatización puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia, optimizar sus recursos y minimizar los errores. Además, los sistemas ERP pueden proporcionar a las organizaciones visibilidad en tiempo real de sus operaciones, lo que puede mejorar aún más la toma de decisiones y agilizar los procesos.
